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Publishingsysteme

Ohne Planung geht es nicht

Michael Pohl gibt bei der Akademie des Deutschen Buchhandels am 27. Mai das Seminar zum Thema „Redaktionssysteme für Corporate Media auswählen und implementieren“. Fragen an den Referenten, was Systeme können – und was nicht.

Ohne Planung geht es nicht
Michael Pohl

Herr Pohl, ab wann lohnt sich der Einsatz eines Redaktionssystems in der Kundenkommunikation?
Wenn die Komplexität steigt und Publikation nur noch mit überdurchschnittlichem Aufwand möglich ist – beispielsweise durch Expansion, wenn Inhalte dezentral erstellt und/oder lokalisiert werden müssen. Ein weiterer Grund wäre Wachstum, wenn die Zahl der Beteiligten intern und extern steigt; oder wenn neue Ausgabekanäle integriert werden müssen. Vor der Auswahl des Systems ist es vor allem wichtig, dass das Unternehmen die eigenen Anforderungen an Kommunikation und Publikation gut kennt.

Welche Redaktionssysteme bieten sich für welche Unternehmensgröße an und wie hoch sind hier preisliche Unterschiede?
Ein konkretes System für eine Unternehmensgröße zu empfehlen, wäre nicht seriös. Ein eher kleines System kann in einem speziellen Anwendungsfall im Konzern hervorragende Dienste leisten, während auch ein kleines Unternehmen mit komplexen Anforderungen – etwa Corporate Publisher – oft auch komplexe Systeme benötigen. Die Preise für ein Redaktionssystem beginnen bei etwa 15.000 Euro, das Budget für große Publikationsanwendungen kann auch schnell 300.000 Euro erreichen.

Welche Probleme kann ein Redaktionssystem lösen – und vor allem: Was kann man nicht von ihnen erwarten?
Moderne Publikationssysteme etablieren Standards in Form von definierten Prozessen, Workflows und Vorlagen und sichern so die Qualität. Gleichzeitig können Mitarbeiter und Partner in einen durchgängigen Workflow integriert werden - das spart Zeit und Geld und macht den Prozess transparent.

Was sie nicht können: Sie können kein fehlendes oder nicht mehr zeitgemäßes Organisationsmodell ersetzen. Letztendlich müssen Organisationsentwicklung und Technologie-Einführung Hand in Hand gehen.

Wo liegen die besonderen Herausforderungen bei der Auswahl eines Redaktionssystems für das Corporate Publishing?
Viele Systeme beanspruchen für sich, Publikation und Kommunikation zu unterstützen: Redaktionssysteme, Systeme für Workflow, Content Management, Brand Management etc. Doch was das konkret bedeutet, wird von verschiedenen Herstellern sehr unterschiedlich definiert. Die Herausforderung für jedes Unternehmen ist es deshalb, das richtige System in Bezug auf Funktionsumfang, Modularität, Skalierbarkeit und Performance zu finden.

Wie könnte ein Beispielszenario zur Auswahl und Implementierung eines Redaktionssystems im Corporate Publishing aussehen?
Das Unternehmen sollte zunächst mit einer Innensicht beginnen und die eigenen Anforderungen definieren. Darauf aufbauend kann eine Shortlist mit Anbietern erstellt werden, die den Anforderungen am nächsten kommen. Die Hersteller werden dann zur Präsentation eingeladen und erhalten vorab eine Art Drehbuch. Das stellt sicher, dass die Anbieter konkret auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens eingehen und dabei vergleichbar werden.

Anhand dieses Drehbuchs wird klar, welcher Hersteller am besten zum Unternehmen passt. Die Einführung selbst folgt den individuellen Projektphasen, üblicherweise angefangen mit einem Media-Asset-Management-System (MAM) und der Portierung der Mediendaten.

Wird das Redaktionssystem generell eher im Unternehmen oder in der Agentur implementiert oder bei beiden? Anders gefragt: Ist es wichtig, dass Unternehmen und Agenturen das gleiche System nutzen?
Den größten Nutzen kann ein System schaffen, wenn es alle – Redakteure, Layouter, Übersetzer, Projektmanager etc – integriert. Daher ist es notwendig, dass Unternehmen und Agenturen im gleichen System arbeiten. Agenturen entdecken darin einen Mehrwert und bieten ihren Kunden den Service eines durchgängigen Produktionssystems. Doch auch Unternehmen entscheiden sich für Systeme und fordern wiederum ihre Agenturen auf, mit den gleichen Systemen zu arbeiten oder sich anzudocken. Beide Szenarien sind denkbar und verbreitet.

Langfristig könnten Agenturen wirtschaftlich davon profitieren, wenn Sie Systemunterstützung nicht als Bedrohung, sondern als Kundenmehrwert verstehen und gleichzeitig als Multiplikator für Redaktions- bzw. Publikationssysteme auftreten.

Michael Pohl ist Berater bei Kirchner+Robrecht mit den Schwerpunkten IT-Strategie sowie Learning & Development. Er gibt bei der Akademie des Deutschen Buchhandels am 27. Mai ein Seminar zum Thema „Redaktionssysteme für Corporate Media auswählen und implementieren“.

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Informationen zur Veranstaltung der Buchakademie
Beschreibung des Seminars und Anmeldung

© CPWISSEN am 06.05.2011 11:22

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