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Michael Schulz, Medienfabrik

So wird Ihr Social Intranet zur Mitmach-Plattform

Wie Unternehmen heute eine eigene Social-Collaboration-Plattform zum Erfolg bringen? Michael Schulz, Standortleiter des Bonner Büros der Medienfabrik und Regional Director der neu formierten Medienfabrik Rhein, weiß es aus eigener Erfahrung bei Kunden.

  Michael Schulz, Medienfabrik
  Michael Schulz ist ausgebildeter Werbekaufmann und Kommunikationswirt. Seit 2011 ist er Standortleiter des Bonner Büros der Medienfabrik und kümmert sich hauptsächlich um die Weiterentwicklung des Standorts zum Kompetenzzentrum für interne Kommunikation der Medienfabrik.

Heute müssen sich Unternehmen vielen Herausforderungen stellen. Das Innovationstempo hat sich deutlich erhöht, Unternehmen müssen schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren. Kunden wie Mitarbeiter fordern Transparenz und authentische Kommunikation. Um sich diesen Herausforderungen zu stellen, braucht es auch unternehmensintern Strukturen, in denen sich abteilungs- und länderübergreifend Kompetenzträger schnell zusammenfinden und Wissen teilen können. Effizientes Wissensmanagement und agile Strukturen werden zum Wettbewerbsvorteil.

Dazu kommt, dass vor allem die sogenannte Generation Y Austausch und Partizipation im eigenen Unternehmen einfordert. So wird ein Social Intranet künftig auch immer wichtiger für die Mitarbeitergewinnung und -zufriedenheit. Doch die Praxis lässt zu wünschen übrig.

Leider erleben wir noch sehr häufig, dass alt gediente Führungskräfte noch Berührungsängste im aktiven Umgang mit dem neuen Medium haben und nicht immer die Vorteile sehen. Diese Zurückhaltung überträgt sich auch auf die Mitarbeiter. Kaum ein Mitarbeiter wird aktiv Zeit im Social Intranet verbringen, wenn die Führungsebene nicht dahinter steht.

Bei einem Social Intranet geht es nicht nur um Technik, sondern um Wandel auf vielen Ebenen.


Prozesse, Kultur und Strategie des Unternehmens müssen sich den neuen, hierarchieübergreifenden Kommunikations-Möglichkeiten anpassen. Viele Unternehmen unterschätzen aber nach wie vor, dass die Einführung einer Social-Collaboration-Plattform ein Change Projekt ist und deshalb schon in der Planungs- und Umsetzungsphase aktiv kommunikativ begleitet werden muss.

Dabei kann das Social Intranet immer nur die Plattform bieten. Über den Erfolg der Social-Collaboration-Plattform entscheidet letztlich die Aktivität der Mitarbeiter. Sie alle müssen dafür begeistert werden – vom Geek bis zum Technik-Muffel. Deshalb empfehlen wir, sich neben Funktionalität und IT-Fragen, rechtzeitig mit den sieben entscheidenden Erfolgsfaktoren auseinanderzusetzen:
 

1. Stakeholdermanagement: Schaffen Sie Allianzen

Schaffen Sie Allianzen mit Stakeholdern, die dem Thema gegenüber offen sind und nehmen Sie Kritiker ernst. Suchen Sie sich Unterstützung auf der Führungsebene! Vorstand, Geschäftsführung und das Top Management sollten das Projekt aktiv unterstützen.


2. Projektmarketing: Informieren Sie von Anfang an

Ohne Kommunikation funktioniert kein Change Projekt. Informieren Sie Führungskräfte und Mitarbeiter von Anfang an über das geplante Projekt. Stellen Sie einen Zusammenhang zur Unternehmensstrategie her. Suchen Sie Befürworter und Meinungsmacher, die für Sie Werbung machen.


3. Datenschutz: Binden Sie den Betriebsrat ein

Ein Social Intranet ist immer auch ein Thema für den Betriebsrat. Binden Sie den Betriebsrat aktiv in die Planungsphase mit ein, um beispielsweise Fragen zur Sichtbarkeit und Kontrolle der Mitarbeiter, den Umgang mit Mitarbeiterprofilen oder Zugriffsrechten rechtzeitig zu klären. Das Ergebnis kann direkt in die Konzeptentwicklung einfließen.


4. Mobilität: Rechtzeitig Inhalte und Datensicherheit klären

Die mobile Verfügbarkeit des Intranets wird zur zentralen Anforderung. Inhaltlich und technisch steht man dabei vor großen Herausforderungen. Klären Sie rechtzeitig, welche Funktionen und Informationen unbedingt mobil zur Verfügung stehen müssen und wie die Datensicherheit auch bei der Nutzung privater Endgeräte gewährleistet werden kann.


5. Content-Erstellung und -Einpflege: Entwickeln Sie Redakteure zu Intranet-Managern

Auch in einem Social Intranet gibt es Inhalte, die zentral erstellt werden müssen. Eine Aufgabe, die oft unterschätzt wird. Definieren Sie Verantwortlichkeiten für die Kommunikation. Neue Kompetenzen sind gefragt: Redakteure werden zukünftig zu Intranet-Managern, die immer wieder dialogfördernde Impulse setzen.

6. Schulung und Support: Berücksichtigen Sie die verschiedenen Nutzergruppen

Beim Social Intranet werden alle Mitarbeiter zu potenziellen Redakteuren. Es ist sinnvoll, Schulungen für verschiedene Nutzergruppen anzubieten. Von der Führungskraft bis hin zum normalen Anwender. Stellen Sie kontinuierlichen Support sicher. Gerade ungeübte Anwender benötigen immer wieder eine kompetente Anlaufstelle für ihre Fragen.

7. Motivation und Incentives: Schaffen Sie Anreize zum Mitmachen

Gehen Sie nicht davon aus, dass Mitarbeiter das Social Intranet sofort aktiv nutzen. Schaffen Sie Anreize, die zum Mitmachen anregen. Interessante Inhalte, Gamification und auch Belohnungssysteme bringen Mitarbeiter dazu, sich mit dem neuen Social Intranet auseinanderzusetzen. Wie so oft ist auch hier Content King. Gutes Storytelling sollte auch im Social Intranet nicht zu kurz kommen.


Fazit: Die technische Umsetzung bei der Einführung eines Social Intranets ist der kleinste Teil. Zwei Drittel des Aufwands sollten in Konzeption und Change Management einfließen. Dann führen Sie Ihr Social Intranet zum Erfolg.

 

© CPWISSEN am 14.03.2016 16:08

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